L’essentiel à retenir : la version 3.5 de l’application mobile Extrabat Today optimise la gestion de terrain grâce à la génération de rapports PDF enrichis de photos, même hors ligne. Cette mise à jour renforce l’efficacité des techniciens et la transparence client via la signature électronique. Un point marquant : les photos sont automatiquement classifiées et mises en cache pendant 30 jours.
Contrairement aux idées reçues, la gestion de chantier ne nécessite plus une présence physique constante au bureau pour rester performante. L’utilisation de my extrabat permet de synchroniser vos interventions en temps réel et de sécuriser vos données administratives directement depuis le terrain. Cet article détaille les étapes pour maîtriser votre interface, configurer vos accès métiers et optimiser votre facturation grâce à la mobilité numérique.
- Connexion à l’espace My Extrabat et gestion des accès
- Pilotage de la facturation et des processus métiers
- Utilisation de l’application mobile sur le terrain
- Sécurité du cloud et ressources de perfectionnement
Connexion à l’espace My Extrabat et gestion des accès
Après avoir adopté cet outil, la première étape consiste à franchir la porte numérique de votre nouvel environnement de travail.
Procédure d’authentification sécurisée à l’interface
Identifiez l’URL officielle du portail. Saisissez vos identifiants reçus par mail sur le site officiel d’Extrabat. La connexion est immédiate.
Privilégiez Chrome ou Firefox. Ces navigateurs assurent une fluidité d’affichage optimale.
Résolution des problèmes de connexion et perte de mot de passe
La fonction « mot de passe oublié » envoie un lien de réinitialisation. Vérifiez vos spams si le mail n’apparaît pas.
En cas d’échec, contactez le support technique. Ils débloqueront votre accès rapidement.
Notez vos nouveaux codes. Vous éviterez ainsi tout blocage inutile.
Configuration des droits d’utilisateur par profil métier
Séparez les accès entre techniciens et administratifs. Cette gestion protège vos données sensibles. Chaque utilisateur accède uniquement aux outils nécessaires.
Ajustez les permissions selon votre hiérarchie. Choisissez entre consultation seule ou modification complète.
- Profil Administrateur (accès total)
- Profil Technicien (planning et rapports)
- Profil Comptable (facturation)
Pilotage de la facturation et des processus métiers
Une fois vos accès configurés, vous pouvez enfin exploiter la puissance commerciale du logiciel pour transformer vos devis en revenus réels.
Transformation du devis en facture pour la trésorerie
La conversion des documents s’effectue sans effort. Un simple clic suffit pour transformer un devis validé en facture comptable officielle. Ce processus garantit un gain de temps majeur au quotidien.
Le suivi des paiements devient limpide. Vous visualisez l’état des créances en temps réel pour réduire drastiquement les impayés de votre structure.
L’automatisation des relances est intégrée. Programmez des rappels automatiques pour chaque échéance proche.
Personnalisation des modules selon votre secteur d’activité
L’adaptation métier constitue le cœur du système. Vous activez les fonctions spécifiques au bâtiment ou à la piscine selon vos besoins. En fait, le logiciel est leader chez les pisciniers avec 90% des réseaux équipés actuellement.
Le paramétrage des bibliothèques facilite votre gestion. Configurez vos propres articles et prestations pour répondre plus vite aux demandes des clients.
Adoption de la signature électronique et du zéro papier
La validation numérique des bons de commande fluidifie votre activité. La signature électronique accélère le démarrage des chantiers. Vous n’avez plus besoin d’imprimer ou de scanner les documents contractuels.
L’archivage dématérialisé sécurise. Toutes les pièces justificatives sont stockées en ligne dans des dossiers clients dédiés et accessibles.
La valeur légale est garantie. Vos documents respectent la conformité sans encombrer vos bureaux physiques.
Utilisation de l’application mobile sur le terrain
Le bureau n’est plus votre seule base ; l’agilité se joue désormais directement sur le chantier avec les outils mobiles.
Synchronisation entre le bureau et les chantiers
La transmission des plannings devient instantanée. Vos équipes reçoivent leurs missions à jour directement sur leur smartphone. Cette fluidité évite les appels inutiles au siège pour chaque modification.
La consultation des dossiers est simplifiée. Chaque collaborateur accède à l’historique complet du client depuis une tablette en plein déplacement.
La remontée d’infos est immédiate. Les données terrain rejoignent le logiciel central sans délai.
Création de rapports d’intervention en mode hors ligne
La documentation visuelle renforce la transparence. Vous capturez des photos des travaux finis. Il est possible d’annoter les images pour souligner des points techniques. Le système produit un PDF pro même sans réseau.
L’autonomie technique est totale. Le mode hors ligne permet de travailler partout, même en zone blanche ou sous-sol.
Méthodes de saisie pour garantir la fiabilité des données
La rigueur immédiate est un atout majeur. Enregistrez les heures et les matériaux dès la fin de la tâche. Cela limite les oublis coûteux lors de la facturation en fin de mois.
La validation des saisies sécurise vos processus. Vérifier les données permet d’éviter les doublons ou les erreurs de frappe manuelles.
La formation des équipes reste indispensable. Sensibilisez vos collaborateurs à l’usage précis de l’outil my extrabat pour une gestion optimale.
Sécurité du cloud et ressources de perfectionnement
Pour pérenniser votre activité, il est vital de comprendre comment vos données sont protégées et comment votre équipe peut progresser.
Hébergement des données et conformité réglementaire
Les serveurs bénéficient de protocoles de sécurité rigoureux. Vos données sont systématiquement dupliquées pour éviter toute perte. La sérénité de votre gestion repose sur cet hébergement professionnel robuste.
Le logiciel assure une protection stricte des informations sensibles de vos clients. Il respecte les exigences du RGPD. Cette structure facilite aussi la transition vers la facturation électronique prévue pour 2026.
L’archivage probant sécurise vos pièces fiscales. Ces outils certifiés limitent ainsi vos risques juridiques durablement.
Évolutions via la marketplace et formation continue
Parcourez la marketplace pour découvrir des outils tiers compatibles. Ces intégrations enrichissent les capacités de votre logiciel. Vous adaptez ainsi vos fonctionnalités selon vos besoins croissants.
Inscrivez vos salariés à l’académie pour une montée en compétences. Ils maîtriseront ainsi les dernières mises à jour techniques.
Le développement de votre structure s’appuie sur une solide expertise en gestion. Ces ressources garantissent une efficacité opérationnelle maximale.
| Module | Fonction principale | Bénéfice utilisateur |
|---|---|---|
| CRM | Centralisation des contacts | Suivi client optimisé |
| Facturation | Édition de documents | Gestion comptable simplifiée |
| Planning | Organisation des tâches | Gain de temps terrain |
| SAV | Suivi des interventions | Fidélisation client accrue |
L’adoption de my extrabat centralise votre facturation, sécurise vos données cloud et optimise vos interventions terrain via l’application mobile. Configurez dès maintenant vos accès utilisateurs pour automatiser vos processus et gagner en réactivité commerciale. Transformez votre gestion quotidienne en un levier de croissance durable et performant.
FAQ
Comment puis-je accéder à mon espace personnel My Extrabat ?
Pour vous connecter, vous devez vous rendre sur l’URL officielle du portail et saisir l’identifiant ainsi que le mot de passe que vous avez reçus par e-mail. Il est recommandé d’utiliser les navigateurs Chrome ou Firefox pour garantir une navigation fluide et une compatibilité optimale avec toutes les fonctionnalités du logiciel.
Quelle est la procédure si j’ai perdu mes identifiants de connexion ?
Si vous n’êtes pas administrateur, contactez le responsable de votre compte qui pourra réinitialiser votre accès via les paramètres. Si vous détenez un profil administrateur, vous devez contacter le support technique par e-mail ou téléphone. Un mot de passe temporaire vous sera transmis après vérification de votre identité, qu’il faudra modifier dès votre première reconnexion pour sécuriser votre compte.
Est-il possible d’utiliser l’application My Extrabat sans connexion internet ?
Oui, l’application Extrabat Today permet de travailler en mode hors ligne, notamment pour la création de rapports d’intervention. Vous pouvez capturer des photos, ajouter des légendes et générer vos comptes-rendus en format PDF même dans les zones blanches. Les données seront synchronisées avec le logiciel central dès que vous retrouverez un accès au réseau.
Comment sont gérés les droits d’accès pour mes collaborateurs ?
Le logiciel permet de configurer des profils métiers spécifiques afin de limiter ou d’autoriser l’accès à certaines données. Par exemple, un Profil Technicien consultera son planning et rédigera ses rapports, tandis qu’un Profil Comptable se concentrera sur la facturation. L’administrateur peut ajuster ces permissions dans les paramètres pour protéger les informations financières sensibles.
Quelles sont les nouveautés de la version mobile pour les interventions terrain ?
La version 3.5 apporte des améliorations majeures, comme la possibilité de personnaliser des modèles de rapports selon le type de prestation (SAV, dépannage, commercial). Elle permet également d’enregistrer la signature du technicien pour gagner du temps et offre une classification automatique des photos dans des dossiers dédiés par année et par mois pour une meilleure organisation documentaire.
Le logiciel est-il conforme aux futures obligations de facturation électronique ?
Absolument. Extrabat intègre déjà des modules de facturation et de signature électronique conformes aux normes en vigueur. Le logiciel est conçu pour accompagner les entreprises vers la transition numérique obligatoire, notamment pour la réforme de la facturation électronique prévue pour 2026, garantissant ainsi la validité légale et fiscale.